Mejora de productividad con GTD y herramientas disponibles

GTD es el acrónimo de Getting Things Done, un método de gestión de actividades inventado por David Allen en su libro “Organízate con Eficacia. El método se basa en que una persona tiene que sacar todas sus tareas pendientes de la cabeza y dejarlas escritas en algún sitio para poder organizarlas y enfrentarse a ellas, dejando la mente libre para ello.

Por lo que he leido hasta ahora sobre este método en Internet, la verdad es que tiene bastante buena pinta y parece bastante lógico. Bastantes veces me ha pasado tener tal cantidad de tareas abiertas a la vez que se hace imprescindible imponer algún mecanismo que permita ordenarlas y no olvidar nada. Siempre he utilizado métodos más o menos ad-hoc, como listas de tareas, outlook, la agenda de la PDA, mensajes de correo en GMail, etc. El problema es que siempre me he planteado estos métodos cuando me han hecho falta, por lo que no he tenido tiempo de perfilarlos y definirlos con cierto rigor. GTD ofrece un método que permite representar y gestionar todas las tareas diarias de forma que puedas llegar a todas, de hecho, en algún sitio he leido a GTD como la forma de conseguir días de 36 horas, posiblemente algo excesivo, pero un buen ejemplo de lo que pretende.

El método por si mismo ofrece únicamente unas directrices sobre cómo organizar tus tareas, pero no dice nada sobre como llevar esta gestión, por lo que puede hacerse en papel, con los famosos cuadernos Moleskine por ejemplo, o con herramientas ofimáticas como la agenda de la PDA, el Outlook, o aplicaciones específicas como ThinkingRock.

También existen herramientas online que pueden utilizarse para aplicar el método, como las herramientas gratuitas de Google Google Notebook, Google Calendar y Google Mail.

Pero de todas estas opciones, las que más me ha gustado es una aplicación online llamada Remember the Milk. La aplicación es una herramienta de gestión de tareas online que puede utilizarse también para aplicar GTD. Los motivos que la han hecho mi favorita han sido varios, como su gratuidad, su sencillez de uso, y fundamentalmente, la posibilidad de trabajar en desconectado.

Gracias a esta característica es posible incluir o modificar tareas estando desconectados, por ejemplo desde el portátil cuando no tenemos cobertura wifi, y sincronizar la información al conectarnos. Esto es posible gracias a la utilización de Google Gears, un software disponible para Windows, Linux y Mac, que una vez instalado permite, entre otras cosas, que aplicaciones web convenientemente desarrolladas aprovechen sus características para funcionar desconectadas y sincronizarse en la conexión.

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3 Respuestas para “Mejora de productividad con GTD y herramientas disponibles”

  1. Pues llevo un tiempo yo también mirando temas sobre esta metodología, pero no consigo dejar de procrastinar y ponerme manos a la obra con ella 🙂 probare la aplicación que comentas, no la conocía.
    Quizás te interese: http://davidseah.com/ y echar un vistazo a sus plantillas (en papel).

    Un saludo!

  2. Al igual que vosotros, estaba detras de esta metodologia, no conocia la de “la leche” pero ya la tengo integrada con lo que yo usaba, que es iGoogle, con un postit donde me las anotaba. Ahora ya tengo esto metido y unido con Google Calendar!… maravilloso.

  3. Existen muchísimas herramientas adaptadas al GTD para gestionar tareas, pero mi consejo para gente que empiezan con GTD es usar papel. Si eliges un software, eso no solo te cuesta mucho trabajo (aprender y configurar), pero también limita tu manera de pensar a las funcionalidades de la herramienta elegida. Solo cuando estás cómodo con el método sabes que son tus requerimientos para una herramienta GTD.

    Además GTD es mucho más que gestionar tareas. David también habla de citas, guardar archivos, planificar, poner metas,…